公司文書處理制度

時間：2024-07-09 23:06:45 管理制度

公司文書處理制度

（一）總則

公司文書處理制度

第一條范圍

本公司文書處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補(bǔ)齊有關(guān)手續(xù)。

第二條定義

本制度所指文書，包括以下內(nèi)容：

1．高層決策文書以及基層下達(dá)的文件。熱點(diǎn)欄目： xx年個人總結(jié)

2．部門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件。

3．合同書、證券、證書和勞動協(xié)議書。

4．志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。

5．收支預(yù)算與決算書、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計劃書。

6．往來書信、電報、任命書、意見書。

7．各種報告、各種統(tǒng)計表。

其中“1”與“2”項(xiàng)文書的處理，原則上按會議決定處理。

第三條類別劃分

上述文書按機(jī)密程度、可劃分為以下幾類：

1．機(jī)密文書

（1）絕密。

（2）秘密。

（3）保密。

2．普通文書，即機(jī)密文書以外的文書。

3．其他文書，如公開發(fā)行的書籍、雜志、報紙，以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印謄寫物品的。

第四條適用原則

（二）文書的收發(fā)

第五條收發(fā)

到達(dá)本公司的文書，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發(fā)：

1．普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā)日期；在文書登記簿上作好登記；由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有關(guān)部門有關(guān)人員；文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是不涉及特別事項(xiàng)的文書，可以簡化登記手續(xù)。

2．絕密文書或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。

第六條制度時間外的處理

1．值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。

2．所有到達(dá)的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。

第七條收發(fā)決定

所有文書的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。

第八條設(shè)立信使

在文書的接受與處理過程中，各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書；因此，在文書檔案室設(shè)一名信使，來回傳遞各類文書。

（三）文書的處理

第九條處理原則

文書處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時”，并且明確文書處理的責(zé)任者。

第十條成文原則